Типы документов
Реклама
Партнеры
Приказ Региональной энергетической комиссии Омской области от 23.07.2013 N 130/39 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области"
РЕГИОНАЛЬНАЯ ЭНЕРГЕТИЧЕСКАЯ КОМИССИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 23 июля 2013 г. № 130/39
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ КОМИССИИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Региональной энергетической комиссии
Омской области от 25.06.2015 № 113/35)
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года № 18, а также в целях упорядочения работы с документами в Региональной энергетической комиссии Омской области приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области.
2. Работникам Региональной энергетической комиссии Омской области при ведении делопроизводства и подготовке документов руководствоваться Инструкцией, утвержденной данным приказом.
Председатель Региональной
энергетической комиссии
Омской области
К.В.Марченко
Приложение
к приказу Региональной
энергетической комиссии Омской области
от 23 июля 2013 г. № 130/39
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии
Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказа Региональной энергетической комиссии
Омской области от 25.06.2015 № 113/35)
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Региональной энергетической комиссии Омской области (далее - РЭК Омской области) устанавливает единые требования к созданию и организации работы с документами на основе специфики своей деятельности.
1.2. Инструкция разработана на основе положений Государственного Стандарта РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - ГОСТ Р 6.30-2003 (от 2003-07-01), Правил делопроизводства в федеральных органах, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, Указов Губернатора Омской области от 23.08.2012 № 83, от 06.09.2012 № 90, в соответствии с законодательством, нормативно-методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Постановлением Конституционного Суда РФ от 18.07.2012 № 19-П "По делу о проверке конституционной части 1, статьи 1, части 1 статьи 2 и статьи 3 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" в связи с запросом Законодательного Собрания Ростовской области".
1.3. Организация работы с документами в делопроизводстве РЭК Омской области представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) РЭК Омской области и иных информационных технологий.
1.5. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.6. Документационное обеспечение деятельности РЭК Омской области, контроль за соблюдением в ее структурных подразделениях единой системы организации делопроизводства, методическое руководство работой с документами, обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на ответственного по делопроизводству в РЭК Омской области.
1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях РЭК Омской области возлагается на их непосредственных руководителей (начальники отделов).
1.8. Руководители структурных подразделений определяют сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в отделах, осуществляют ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, подготовку и передачу их на архивное хранение, а также ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.9. Сотрудники РЭК Омской области несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы.
1.10. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, взаимодействие со средствами массовой информации, а также передача им какой-либо служебной информации допускается с разрешения председателя РЭК Омской области.
Об утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить руководителю структурного подразделения (начальник отдела) и сообщить ответственному за делопроизводство в РЭК Омской области.
1.11. Ознакомление сотрудников РЭК Омской области с настоящей Инструкцией осуществляется под роспись.
1.12. Инструкция по делопроизводству утверждается председателем РЭК Омской области и вводится в действие после согласования с ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области.
Раздел 2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2.1. В Инструкции используются следующие основные понятия:
- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
- "подлинник документа" - первый и единственный экземпляр документа;
- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
- "служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;
- "система электронного документооборота (СЭДО)" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- "электронная подпись" - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования;
- "электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Раздел 3. ДОКУМЕНТАЦИЯ КОМИССИИ
3.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией РЭК Омской области издает в процессе деятельности следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, протоколы правления комиссии, положения, инструкции.
3.1.2. В целях совершенствования делопроизводства и эффективного использования средств электронной вычислительной техники в РЭК Омской области устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также порядка работы с документами. Регистрация документов ведется в электронном виде, используется система электронного документооборота Lotus Notes. Notes имя главного сервера системы документооборота: Proton20/REC/OmskObl.
3.1.3. В СЭДО входят письма (входящая и исходящая корреспонденция), приказы, распоряжения по основной деятельности, распоряжения, постановления, указы Правительства Омской области и Законодательного Собрания Омской области, обращения граждан, сайт РЭК Омской области, внутренняя корреспонденция.
Раздел 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Общие требования
4.1.1. В документообороте РЭК Омской области выделяются следующие документопотоки:
- поступающая (входящая);
- отправляемая (исходящая);
- внутренняя;
- распорядительная (приказы, распоряжения).
4.1.2. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской и электросвязи.
4.1.3. Поступающие документы проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела для хранения службой делопроизводства.
4.1.4. Регистрация документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения, либо на следующий рабочий день.
4.1.5. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (письма, приказы, распоряжения). На бланках документов используются следующие реквизиты: герб субъекта РФ (герб Омской области), наименование РЭК Омской области, ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), ОГРН (основной государственный регистрационный номер) юридического лица, ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет), справочные данные о РЭК Омской области (почтовый адрес; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, сайта). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, а также внутренние документы (докладные записки, телефонограммы, факсограммы, заявления, справки, отчеты и др.) оформляются без бланка.
4.2. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:
4.2.1. Наименование органа исполнительной власти.
Реквизит должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующий законодательству. Печатается прописными буквами и располагается вверху по центру (продольное расположение реквизитов). Наименование РЭК Омской области указывается в соответствии с Положением о РЭК Омской области, утвержденного Постановлением Правительства Омской области от 02.11.2011 № 212-п.
4.2.2. Справочные данные об органе исполнительной власти.
Реквизит содержит сведения для информационных контактов: почтовый адрес, номера телефонов, факс, электронный адрес и сайт организации. Обязателен для бланков, располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".
4.2.3. Вид документа.
Располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, выделяется полужирным шрифтом и должно соответствовать видам документов по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). В письмах реквизит "наименование вида документа" не указывается.
4.2.4. Дата документа.
4.2.4.1. Обязательный реквизит любого документа, проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма), дата утверждения (положение, отчет, план) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 29.04.2012. Также допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 29 апреля 2012 года.
4.2.4.2. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов (планов, инструкций) датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда нормативных правовых документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
4.2.4.3. Датой документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией. При написании даты в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций (договора), а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 года), а в остальных случаях - цифровой. Для организационно-распорядительных документов (приказов) и внутренних справок, служебных записок, заявлений датой является дата подписания.
4.2.4.4. Датируются также все стадии оформления и обработки документа, по этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом.
4.2.5. Регистрационный номер документа.
Реквизит на бумажном носителе и в электронном виде выглядит следующим образом: Р-12/РЭК-15 или ВНУТР-12/РЭК-20, где: Р - вид документа - распоряжение, ВНУТР - внутренняя корреспонденция; 12 - текущий год, через косую черту - / - название организации и 15 - порядковый номер. Регистрационный номер входящих и исходящих документов в электронном виде и на бумажном носителе выглядит аналогичным образом: ВХ-12/РЭК-60 или ИСХ-12/РЭК-135, где ВХ или ИСХ - входящая и исходящая корреспонденция, год, название организации и порядковый номер.
4.2.6. Адресат.
4.2.6.1. Адресат указывается на документах, отправляемых в другие организации (письма), структурные подразделения или частному лицам, а также документах, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки), располагается в правом верхнем углу. Написание адресата посредством флагового или центрированного расположения, исключая правостороннее расширение (также относится и к расположению реквизита "Отметка о наличии приложений"). Например:
Министру образования Томской области
В.И. Пирогову
(флаговое)
Или:
Министру образования Томской области
В.П. Пирогову
(центрированное)
Министру образования Томской области
В.И. Пирогову
(правостороннее расширение)
4.2.6.2. При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство юстиции РФ
Администрация Омской области
Управление юстиции
4.2.6.3. При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство культуры
Российской Федерации
Департамент управления делами
Главному специалисту
А.В. Вишневецкому
4.2.6.4. При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Заместителю генерального директора
"Курсквинпром"
П.Т. Петрову
4.2.6.5. При написании адресата документа в несколько однородных организаций их названия следует указать обобщенно. Например:
Главам муниципальных образований
Омской области
(по списку)
или:
Главе Саргатского муниципального
образования
В.В. Жукову
4.2.6.6. При написании адресата документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, затем полный почтовый адрес; улица, дом, квартира, город, индекс. Например:
Рахимовой Г.Г.
Октябрьская ул. 8, кв. 24, г. Омск, 644018.
или:
Калинину П.И.
Садовая ул., д. 5, кв. 6,
Кормиловский район,
Омская область, 646900.
4.2.6.7. Длина максимальной строки в адресате не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Города Москва и Санкт-Петербург пишутся без "г." - это 2 федеральных города.
4.2.6.8. В документе не должно содержаться более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется список на рассылку. Рассылаются подлинники или копии с обозначением слова "копия" вверху справа. Каждый экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке (или копия), подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр документа, подчеркнут.
4.2.6.9. В документах, направляемых в высшие органы государственной власти РФ, федеральный органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах.
4.2.7. Заголовок.
Реквизит "Заголовок" формируется после составления текста документа. Заголовок является обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.
4.2.7.1. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "О чем?", "О ком?", начинается с предлога "о", "об". Например: "О выделении", "О закрытии", "Об отказе". Заголовок к тексту обязателен, точка после него не ставится.
Заголовок не должен превышать 28 печатных знаков (2 - 3 строк), если знаков больше, то допускается печатать до края правого поля, по всей ширине текста.
4.2.7.2. В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос "кого?", "чего?". Например: "Должностная инструкция специалиста", "Протокол заседания профкома", центрируется по середине строки.
4.2.7.3. Заголовок составляется исполнителем и размещается в левом верхнем углу документа перед текстом. Без заголовка разрешается составлять документы, выполненные на формате А5 (телеграммы, факсограммы).
4.2.8.
По датам
Информация
Ключевые слова