Региональное
Законодательство
Омская область

Постановление Администрации города Омска от 07.02.2013 N 121-п "Об утверждении Порядка организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 7 февраля 2013 г. № 121-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Администрации города Омска
от 04.07.2013 № 752-п, от 10.06.2014 № 804-п)

В целях совершенствования работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, обеспечения соблюдения порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, установленных Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Омской области "О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение", руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска, постановляю:
1. Утвердить Порядок организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска согласно приложению к настоящему постановлению.
2. Признать утратившим силу постановление Мэра города Омска от 7 мая 2007 года № 323-п "Об утверждении Положения о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Администрации города Омска".
3. Пункт 2 постановления Администрации города Омска от 9 июля 2010 года № 566-п "О внесении изменений в некоторые правовые акты Мэра города Омска, Администрации города Омска" исключить.
4. Департаменту информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.
5. Исключен. - Постановление Администрации города Омска от 04.07.2013 № 752-п.

Мэр города Омска
В.В.Двораковский





Приложение
к постановлению Администрации города Омска
от 7 февраля 2013 г. № 121-п

ПОРЯДОК
организации работы с обращениями граждан
в Администрации города Омска
Список изменяющих документов
(в ред. Постановлений Администрации города Омска
от 04.07.2013 № 752-п, от 10.06.2014 № 804-п)

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска (далее - Порядок) разработан на основании Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Омской области "О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение", Устава города Омска в целях установления единого порядка организации работы с обращениями граждан в Администрации города Омска, структурных подразделениях Администрации города Омска (далее - структурные подразделения).
2. В Администрации города Омска, структурных подразделениях обращения граждан (далее - обращения) рассматривают руководители Администрации города Омска (Мэр города Омска, первый заместитель и заместители Мэра города Омска), руководители структурных подразделений Администрации города Омска (далее - руководитель).
3. Рассмотрению подлежат обращения, поступившие в Администрацию города Омска в письменной форме или в форме электронного документа, а также устные обращения, в том числе:
- доставленные гражданами лично в управление по работе с обращениями граждан Администрации города Омска, структурные подразделения;
- поступившие по почте;
- направленные по информационным системам общего пользования;
- принятые руководителями на встречах с населением, во время проведения личного приема граждан руководителями;
- принятые во время проведения телевизионных передач и радиопередач с участием руководителей;
- поступившие по "Телефону доверия Мэра города Омска";
- иные обращения.
4. Руководитель в ходе рассмотрения обращения:
1) дает соответствующие поручения и определяет срок исполнения поручения;
2) запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах государственной власти, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
3) принимает решения в соответствии с действующим законодательством о продлении срока рассмотрения обращения и списании обращения в дело;
4) совершает иные действия в соответствии с действующим законодательством.
5. Руководитель вправе проверить исполнение принятого им решения по обращению, в том числе фактическое исполнение которого предусмотрено в срок, превышающий срок рассмотрения обращения, установленный законодательством.
6. Организация ведения делопроизводства по обращениям осуществляется в соответствии с Порядком работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 18 сентября 2012 года № 337-р (далее - порядок работы в СЭДД):
- в Администрации города Омска - управлением по работе с обращениями граждан Администрации города Омска (далее - управление по работе с обращениями граждан);
- в структурных подразделениях - подразделением по работе с обращениями граждан соответствующего структурного подразделения или ответственным лицом (далее - подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо)).

II. Организация приема граждан

7. Прием граждан осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом).
8. Помещение для приема граждан оснащается письменными принадлежностями, необходимыми для написания обращений, информационным стендом с образцами оформления письменных обращений, объявлениями, выдержками из нормативных правовых актов.
9. Прием граждан осуществляется в порядке очередности и по предъявлению гражданами документов, удостоверяющих личность.
10. Работник управления по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) заносит данные гражданина в электронный журнал регистрации обращений (далее - электронный журнал), проводит с ним предварительную беседу, консультирует, разъясняет порядок рассмотрения его вопроса, при необходимости направляет гражданина в соответствующее структурное подразделение, в случае необходимости приглашает советника руководителя.
11. При приеме письменного обращения по желанию гражданина на втором экземпляре письменного обращения ставится штамп и делается соответствующая отметка с указанием даты приема письменного обращения, фамилии, инициалов и подписи работника управления по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственного лица), принявшего обращение.
12. По результатам приема гражданина работник управления по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) делает соответствующую отметку в электронном журнале.
13. Порядок рассмотрения обращений по вопросам, не входящим в компетенцию Администрации города Омска, структурных подразделений, разъясняется гражданину в устной форме, о чем в электронном журнале делается соответствующая запись.

III. Проведение мероприятий по организации
личного приема руководителя

14. Личный прием руководителя (далее - личный прием) осуществляется в соответствии с графиком, который разрабатывается на предстоящий год управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) и представляется на утверждение Мэру города Омска или соответствующему руководителю структурного подразделения до 31 декабря текущего года.
15. График личного приема (далее - график) содержит следующие сведения: должность, фамилию, имя, отчество руководителя, периодичность, время и место (адрес) проведения приема. График на предстоящий год размещается в помещениях Администрации города Омска, структурных подразделений в доступных для ознакомления местах.
16. Прием обращений граждан о записи на личный прием осуществляется в письменной форме или в форме электронного документа, а также при личном обращении гражданина при предъявлении документа, удостоверяющего личность, управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в соответствии с утвержденным режимом работы. Содержание устного обращения, поступившего при личном обращении гражданина в Администрацию города Омска, заносится в регистрационно-контрольную карточку электронного журнала учета устных обращений граждан и распечатывается на бумажном носителе.
Запись граждан на личный прием осуществляется в соответствии с утвержденным графиком на текущий год управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом). Решение о записи гражданина на личный прием принимается по согласованию с советником (иным уполномоченным лицом) руководителя.
При наличии на рассмотрении в Администрации города Омска (структурном подразделении Администрации города Омска) обращения гражданина по вопросу, по которому он обращается о записи на личный прием гражданина, дата личного приема гражданина устанавливается после завершения рассмотрения обращения, о чем гражданин уведомляется письменно.
Дата личного приема руководителя может быть перенесена в связи со служебной необходимостью, о чем гражданин, записанный на личный прием, информируется по телефону.
(п. 16 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)
17. В ходе записи на личный прием гражданин должен сообщить, предъявив документ, удостоверяющий личность:
- фамилию, имя, отчество (при наличии последнего);
- адрес места жительства (регистрации);
- контактный телефон;
- льготную категорию;
- четко сформулированный вопрос, который будет обсуждаться в ходе личного приема, с целью предварительной проработки вопроса.
18. Запись граждан на выездной прием руководителя осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в соответствии с утвержденным графиком по месту проведения выездного приема по предложению администрации административного округа города Омска и комитета территориального общественного самоуправления.
19. Список граждан на личный прием (далее - список) формируется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом), исходя из даты письменного или устного обращения гражданина о записи на личный прием, который не позднее трех рабочих дней до наступления даты проведения личного приема направляется руководителю.
20. Список содержит следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество и должность руководителя;
- место и время проведения личного приема;
- фамилию, имя, отчество граждан, внесенных в список, с указанием очередности каждого;
- сведения о месте жительства (почтовом адресе), номере телефона (при наличии) гражданина;
- содержание вопросов обращения.
В список включаются сведения о присутствующих и приглашенных на прием должностных лицах (фамилия, имя, отчество, должность), кандидатуры которых определяет руководитель, организующий личный прием.
21. К списку прилагается информация структурных подразделений о состоянии дел по вопросам гражданина, указанным в списке. Организацию сбора информации осуществляют управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо), советник (иное уполномоченное лицо) руководителя.
22. Накануне проведения личного приема список передается на пост охраны здания Администрации города Омска, структурного подразделения для пропуска граждан.
23. Приглашение граждан осуществляется специалистами управления по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) по телефону, при этом сообщается дата, время и место проведения личного приема.
24. В системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска создается регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) и распечатывается карточка личного приема на бумажном носителе.
25. В случае повторного обращения гражданина специалист управления по работе с обращениями граждан, подразделения по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) осуществляет подборку имеющихся материалов по ранее рассмотренному обращению и представляет их руководителю, ведущему личный прием, вместе с карточкой личного приема.
26. Личный прием осуществляется в порядке очередности и по предъявлению гражданами документа, удостоверяющего личность.
Продолжительность личного приема гражданина руководителем не должна превышать 20 минут.
(п. 26 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)
27. Во время проведения личного приема руководитель дает ответ на обращение с согласия гражданина устно в случае, если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, при этом соответствующая запись делается в карточке личного приема, или информирует гражданина о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
28. По результатам личного приема советник (иное уполномоченное лицо) руководителя заполняет карточку личного приема с учетом озвученных гражданином вопросов и поручений руководителя, с датой исполнения. Заполненная карточка личного приема распечатывается советником (иным уполномоченным лицом) руководителя, подписывается у руководителя и передается в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) для сканирования в РКК.
29. Ответственность за организацию и проведение выездных личных приемов руководителя возлагается на управление по работе с обращениями граждан, советников соответствующих руководителей, осуществляющих выездные личные приемы, советников Аппарата Мэра города Омска, при осуществлении выездного личного приема граждан Мэром города Омска и главой администрации административного округа города Омска.

IV. Организация работы "Телефона доверия Мэра города Омска"

30. Прием, организацию учета и контроль за сроками рассмотрения обращений, поступивших по "Телефону доверия Мэра города Омска" (далее - "телефон доверия"), осуществляет управление по работе с обращениями граждан.
31. Прием обращений осуществляется специалистами управления по работе с обращениями граждан.
32. В ходе телефонного разговора специалисты уточняют у автора обращения о возможных вариантах информирования по результатам рассмотрения обращения с соответствующей отметкой в РКК:
- в устной форме;
- в письменной форме.
33. В случае если изложенные в обращении обстоятельства и факты являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно по существу поставленных вопросов. Обращения, по которым даны устные разъяснения, регистрируются управлением по работе с обращениями граждан в электронном журнале регистрации устных обращений по "телефону доверия".
34. В случае если решение вопросов, поставленных в обращении, требует проверки и принятия мер, то на данное обращение заводится РКК.
35. Специалисты управления по работе с обращениями граждан регистрируют РКК, в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Администрации города Омска и положениями о соответствующих структурных подразделениях Администрации города Омска осуществляют подготовку текста поручения по исполнению обращения.
36. Резолюцию по исполнению обращения, поступившего по "телефону доверия", по поручению Мэра города Омска дает заместитель Мэра города Омска, директор департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска, который подписывает РКК учета обращения для направления в структурные подразделения с целью всестороннего и объективного рассмотрения и исполнения.
В период отсутствия по причине отпуска, командировки, болезни или по иным причинам в соответствии с действующим законодательством заместителя Мэра города Омска, директора департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска резолюцию по исполнению обращения, поступившего по "телефону доверия", по поручению Мэра города Омска дает и подписывает РКК учета обращения начальник управления по работе с обращениями граждан.
37. Ответственным исполнителем за рассмотрение обращения считается должностное лицо, указанное первым в резолюции руководителя.
38. Обращения, поступившие по "телефону доверия", рассматриваются в пятнадцатидневный срок, предусмотренный постановлением Мэра города Омска от 7 декабря 2005 года № 524-п "Об организации работы "Телефона доверия Мэра города Омска".
39. Информация по обращениям, поступившим по "телефону доверия", подписанная соответствующими руководителями и зарегистрированная делопроизводителем, вместе с документацией (переписка, акты обследования) передается в управление по работе с обращениями граждан в установленный для ответственного исполнителя срок.
40. Проверка достоверности информации по обращениям, представленной исполнителями, а также оповещение граждан о результатах рассмотрения обращений по телефону проводится специалистами управления по работе с обращениями граждан в течение трех рабочих дней, после предоставления информации на бумажном носителе в управление по работе с обращениями граждан. В случае неподтверждения представленной исполнителями информации автором обращения специалистами управления по работе с обращениями граждан может проводиться выезд на место. По результатам проверки подготавливается предложение руководителю о закрытии обращения "в дело" либо его постановке на дополнительный контроль.
41. Основанием для снятия исполненных обращений по "телефону доверия" с контроля является наличие визы о закрытии "в дело" заместителя Мэра города Омска, директора департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска.

V. Организация делопроизводства
по письменным и иным обращениям

42. Письменные обращения регистрируются в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (далее - СЭДД) управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в течение трех рабочих дней с даты поступления обращения.
43. При поступлении обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.
44. Письменные обращения, поступившие в форме электронного документа неоднократно в один и тот же день от одного и того же заявителя с одним и тем же вопросом (идентичный текст обращения), регистрируются и рассматриваются как единое обращение.
45. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ (почтовый адрес или адрес электронной почты), ответ на обращение не дается.
(п. 45 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)
46. Исключен. - Постановление Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п.
47. Письменные обращения, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, главного федерального инспектора в Омской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, Губернатора Омской области, направляются Мэру города Омска, первому заместителю Мэра города Омска.
48. Письменные обращения на иностранном языке после регистрации первоначально направляются в управление делами Администрации города Омска через руководителя для организации перевода письменного обращения.
49. На письменное обращение, поступившее в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу), после прочтения создается РКК, формулируются содержащиеся в обращении вопросы, определяется тематика и руководитель, к компетенции которого относится его рассмотрение. РКК утверждается руководителем подразделения по работе с обращениями граждан.
50. Содержание устных и письменных обращений, принятых в ходе личного приема, во время встреч руководителей с населением, телевизионных передач и радиопередач, по "телефону доверия", заносится:
1) советником (иным уполномоченным лицом) руководителя в РКК обращений, принятых на личном приеме, которые в течение суток передаются в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) для регистрации и направления поручений исполнителям; каждой карточке РКК на личном приеме руководителя присваивается регистрационный номер, который состоит из аббревиатуры ОГ, буквенного обозначения структурного подразделения, порядкового цифрового значения и букв "л.пр." (например, ОГ-АГ/N165л.пр.) (далее - регистрационный номер); карточка учета обращений граждан на личном приеме руководителя на бумажном носителе после подписания руководителем сканируется в РКК;
2) управлением по работе с обращениями граждан в РКК обращений, поступивших по "телефону доверия", которые передаются заместителю Мэра города Омска, директору департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска, для проверки и визирования; к цифровому значению регистрационного номера обращения, поступившего по "телефону доверия", добавляются буквы "ТД" (например, ОГ-АГ-N/854ТД);
3) управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) на основании протокола (плана мероприятий по выполнению поручений руководителя), утвержденного руководителем, ответственным за проведение мероприятия, в РКК обращений, принятых во время встреч руководителей с населением, к цифровому значению регистрационного номера обращения добавляется буква "В", к обращениям, принятым во время телевизионных передач и радиопередач с участием руководителя, добавляются буквы "ТВ" и "РП" соответственно.
51. При регистрации обращений граждан в РКК заносятся реквизиты согласно пунктам 53, 54 порядка работы в СЭДД, сканируется содержание обращения и приложения к обращению гражданина.
52. В правом верхнем углу первой страницы письменного обращения на бумажном носителе управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения, в том числе с использованием соответствующего штампа.
53. Зарегистрированные обращения на бумажном носителе не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации обращений, передаются советнику (иному уполномоченному лицу) руководителя для организации последующих действий по рассмотрению обращений. Передача обращений осуществляется под роспись с фиксацией необходимых сведений в журнале рассылки обращений граждан руководителям, структурным подразделениям.
54. РКК, содержащая вопросы, относящиеся к компетенции нескольких руководителей, направляется на рассмотрение Мэру города Омска.

VI. Мониторинг рассмотрения обращений

55. Мониторинг (описание хода, этапов) рассмотрения обращений ведется в СЭДД управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом).
56. Мониторинг рассмотрения обращения состоит из следующих этапов:
1) направление обращения на исполнение согласно резолюции руководителя;
2) представление информации об исполнении поручения;
3) решение руководителя о продлении срока рассмотрения обращения;
4) направление ответа автору обращения;
5) решение руководителя о завершении рассмотрения обращения (списании в дело).
57. Передача материалов (на бумажном носителе) на каждом этапе рассмотрения обращения от руководителей к исполнителям и обратно осуществляется через управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) в порядке, предусмотренном пунктом 53 настоящего Порядка.
Направление информации ответственному исполнителю поручения (резолюции) для подготовки обобщенного ответа от исполнителей осуществляется напрямую.
Пакет документов по рассмотрению обращения в полном объеме формируется ответственным исполнителем.
(п. 57 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)

VII. Требования к подготовке резолюции руководителя

58. Резолюция с поручением руководителя по обращениям (далее - резолюция) готовится в течение трех рабочих дней советником (иным уполномоченным лицом) руководителя и подписывается руководителем в СЭДД. РКК с резолюцией распечатывается на бумажном носителе, подписывается руководителем и передается в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу).
59. В резолюции указываются: фамилия, инициалы лица, которому дается поручение (далее - исполнитель), краткий текст поручения, срок исполнения поручения, дата резолюции.
60. Резолюция должна содержать четкое, однозначное поручение. Двусмысленность, неопределенность в резолюции не допускаются. Резолюция может содержать следующие поручения:
- "проинформировать автора обращения" - исполнитель направляет ответ автору обращения от своего имени;
- "подготовить проект ответа" - исполнитель готовит проект ответа от имени руководителя на стандартном листе бумаги;
- "подготовить ответ" - исполнитель готовит ответ на бланке руководителя, структурного подразделения.
61. В случае направления поручений по обращению нескольким исполнителям в РКК обращений в резолюции и на бумажном носителе указывается ответственный исполнитель (указывается первым либо выделяется иным способом), а РКК с резолюцией обращения копируется по числу исполнителей.
62. Поручение, поступившее на исполнение не по компетенции, в течение двух рабочих дней возвращается с сопроводительным письмом на имя автора резолюции.
(п. 62 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)

VIII. Требования к подготовке ответов, запросов,
информации по обращениям

63. Информация на имя руководителя об исполнении поручения представляется в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) в одном экземпляре. Указанная информация подписывается руководителем структурного подразделения (иным уполномоченным лицом - исполнителем) в СЭДД, на бумажном носителе и регистрируется в структурном подразделении в установленном порядке (в базе данных СЭДД "Внутренние").
64. Проекты ответов авторам обращений, запросов в органы государственной власти, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, информации руководителям указанных органов или должностных лиц (создаются в базе данных СЭДД "Исходящие") за подписью руководителей Администрации города Омска представляются в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу), завизированные руководителем структурного подразделения (иным уполномоченным лицом - исполнителем), на бумажном носителе и согласованные в СЭДД в одном экземпляре на стандартном листе бумаги.
65. Ответы авторам обращений, запросы в органы государственной власти, органы местного самоуправления и иным должностным лицам, информация руководителям указанных органов или должностным лицам, подготовленные исполнителем для подписи руководителем Администрации города Омска (созданные в базе данных СЭДД "Исходящие"), представляются в управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственному лицу) в двух экземплярах (первый - на бланке, второй - с визой руководителя структурного подразделения (исполнителя) и указанием исполнителя) после согласования в СЭДД.
66. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, то днем исполнения считается предшествующий рабочий день.
67. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) в правом верхнем углу первой страницы текста документа на бумажном носителе (первой страницы второго экземпляра текста документа, подлежащего отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации) указывают регистрационный номер обращения и дату представления информации, в том числе с использованием соответствующего штампа.
68. Подготовка и оформление документов, подлежащих отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации на бумажном носителе, осуществляются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Омска, утвержденной постановлением Мэра города Омска от 30 сентября 2004 года № 430-п.
69. Регистрация документов, подлежащих отправке автору обращения, вышестоящему органу, иной организации, после подписания в СЭДД и на бумажном носителе осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в базе данных СЭДД "Исходящие" и журнале исходящей корреспонденции по обращениям, после чего документы передаются в подразделение по работе со служебной документацией для конвертования и отправки почтой.
70. При наличии в обращении и адреса электронной почты, и почтового адреса ответ гражданину направляется на почтовый адрес.
В случае если в обращении указан только адрес электронной почты или в обращении содержится просьба гражданина направить ему ответ на адрес электронной почты, то ответ автору обращения отправляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) на указанный адрес электронной почты с подтверждением факта отправки.
(п. 70 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)

IX. Постановка обращений на дополнительный контроль
и продление сроков рассмотрения обращений

71. На особый контроль ставятся контрольные поручения по обращениям, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области.
72. В случае если в информации исполнителя поручения руководителя, рассматривающего обращение, указывается, что вопрос, поставленный в обращении, будет решен в течение предусмотренного законом периода, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль руководителем, давшим поручение, о чем автору обращения направляется письменный ответ с указанием срока окончательного решения вопроса.
73. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов срок рассмотрения обращения может быть продлен руководителем не более чем на 30 календарных дней, с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения. Постановка обращений на дополнительный контроль осуществляется в соответствии с пунктами 63 - 66 порядка работы в СЭДД.

Х. Завершение рассмотрения обращения,
формирование и архивирование дела

74. Завершающим этапом рассмотрения обращения является процедура его списания. Решение руководителя о списании обращения оформляется словосочетанием "в дело", датой и подписью руководителя, рассматривающего обращение, которые указываются на последнем по хронологии документе (информации исполнителя, копии ответа автору обращения и т.п.), и созданием соответствующей резолюции в РКК. Списание в дело обращений с личного приема осуществляется путем заполнения необходимых реквизитов в карточке учета обращений на личном приеме руководителя и созданием соответствующей резолюции в СЭДД.
75. Управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в РКК делается отметка об итогах рассмотрения и закрытии обращения в "дело".
76. Списанное в установленном порядке обращение вместе с копией ответа гражданину, перепиской должностных лиц, актами обследования, иными документами, относящимися к рассмотрению обращения, формируются управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) в дела. Дела хранятся в твердых архивных папках (допускается группирование 40 - 50 дел в одну папку), озаглавленных с использованием реквизитов утвержденной номенклатуры дел в Администрации города Омска, структурном подразделении.
77. Архивирование дел по обращениям ведут управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо). Хранение и списание дел осуществляется в сроки, установленные номенклатурой дел в Администрации города Омска, структурном подразделении.

XI. Контроль и составление отчетности

78. Общий контроль соблюдения действующего законодательства при рассмотрении обращений в структурных подразделениях осуществляет заместитель Мэра города Омска, директор департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска.
79. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) осуществляют контроль за соблюдением установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, формы подготовки документов.
(п. 79 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)
80. Контроль за качеством подготовки и полноты ответов, содержанием иных документов по обращениям и своевременностью исполнения поручений осуществляют руководители, на рассмотрении у которых находятся обращения, и руководители, к которым на исполнение направлены обращения.
(п. 80 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)
81. Исключен. - Постановление Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п.
82. Контроль исполнения обращения в целом осуществляется управлением по работе с обращениями граждан, подразделением по работе с обращениями граждан (ответственным лицом) посредством базы данных СЭДД "Контроль заданий" и соответствующих представлений в базе данных СЭДД.
83. Управление по работе с обращениями граждан, подразделение по работе с обращениями граждан (ответственное лицо) готовят статистическую и аналитическую информацию о тематике обращений и состоянии исполнительской дисциплины по итогам каждой недели и месяца на имя заместителя Мэра города Омска, директора департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска, руководителя структурного подразделения.
84. В срок до 15 января текущего года управление по работе с обращениями граждан обеспечивает представление в Правительство Омской области статистических данных о рассмотрении обращений граждан за предыдущий год.
(п. 84 в ред. Постановления Администрации города Омска от 10.06.2014 № 804-п)

_______________


------------------------------------------------------------------