Типы документов
Реклама
Партнеры
Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области"
ГУБЕРНАТОР ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 2 августа 2013 г. № 113
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Указа Губернатора Омской области
от 02.12.2013 № 162)
В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Омской области.
2. Признать утратившим силу Указ Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года № 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. В Указе Губернатора Омской области от 31 мая 2011 года № 51 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт 2 исключить.
4. В Указе Губернатора Омской области от 14 октября 2011 года № 107 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт 3 исключить.
5. В Указе Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 года № 90 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт 2 исключить.
6. В Указе Губернатора Омской области от 13 мая 2013 года № 71 "О внесении изменений в отдельные указы Губернатора Омской области" пункт 4 исключить.
Губернатор Омской области
В.И.Назаров
Приложение
к Указу Губернатора Омской области
от 2 августа 2013 г. № 113
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Указа Губернатора Омской области
от 02.12.2013 № 162)
Раздел I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию документов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, министра Омской области и организации работы с указанными документами в Правительстве Омской области.
Положения Инструкции распространяются на отношения, связанные с подготовкой проектов правовых актов, в части, не урегулированной Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года № 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов" и Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года № 34 "О Регламенте Правительства Омской области".
Органы исполнительной власти Омской области (далее - органы исполнительной власти) ведут делопроизводство согласно инструкции по делопроизводству в соответствующем органе исполнительной власти, утвержденной органом исполнительной власти в соответствии с законодательством, нормативно-методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела.
Значение понятий, используемых в Инструкции, соответствует понятиям, определенным Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477.
2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) Правительства Омской области и иных информационных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Правительства Омской области, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Правительства Омской области осуществляется в форме электронных документов (приложение № 17 к Инструкции).
3. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства Правительства Омской области, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением информационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области в части, касающейся управления.
Ведение делопроизводства и документооборота в Правительстве Омской области осуществляется отделом учета и обработки документов управления информационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области (далее - отдел учета и обработки документов), а также иными структурными подразделениями в пределах своей компетенции. Управление делами Правительства Омской области (далее - Управление делами) координирует деятельность иных органов исполнительной власти по вопросам ведения делопроизводства и документооборота в Правительстве Омской области.
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.
Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Управления делами, сдаются в архив Управления делами.
В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.
7. Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции.
8. Организация работы с документами в делопроизводстве Правительства Омской области представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Управления делами в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
Раздел II. Подготовка и оформление документов
Подраздел 1. Бланки документов
9. В Правительстве Омской области документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
В Правительстве Омской области также создаются и используются:
- электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, которые оформляются по общим правилам делопроизводства, утвержденным настоящей Инструкцией, и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати;
- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭДО Правительства Омской области.
10. Изготовление бланков с изображением герба Омской области в многоцветном варианте, предусмотренных пунктом 11 Инструкции, осуществляется типографским способом.
Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе с изображением герба Омской области в многоцветном варианте.
11. Управлением делами изготавливаются, хранятся и учитываются следующие бланки:
- Губернатора Омской области (приложение № 1 к Инструкции), Председателя Правительства Омской области (приложение № 2 к Инструкции), первого заместителя Председателя Правительства Омской области (приложение № 3 к Инструкции), заместителя Председателя Правительства Омской области (приложение № 4 к Инструкции), руководителя Аппарата Губернатора Омской области (приложение № 5 к Инструкции);
- указа Губернатора Омской области (приложение № 6 к Инструкции), распоряжения Губернатора Омской области (приложение № 7 к Инструкции), постановления Правительства Омской области (приложение № 8 к Инструкции), распоряжения Правительства Омской области (приложение № 9 к Инструкции).
12. Бланки, перечисленные в пункте 11 Инструкции, являются бланками строгой отчетности. На оборотной стороне бланков соответствующего вида проставляются порядковые номера.
Электронные шаблоны бланков документов, перечисленных в абзаце втором пункта 11 Инструкции, хранятся в СЭДО Правительства Омской области.
13. При подготовке проектов правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области исполнитель обращается за соответствующими бланками в протокольный отдел Управления делами (далее - протокольный отдел) к лицу, ответственному за ведение их учета, представив проект правового акта (второй экземпляр) с визой соответствующего руководителя.
Бланки Губернатора Омской области и Председателя Правительства Омской области выдаются отделом учета и обработки документов органам исполнительной власти, Секретариату Губернатора Омской области под роспись на основании заявки соответствующего органа исполнительной власти, Секретариата Губернатора Омской области, представленной в Управление делами.
При подготовке писем за подписью первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области исполнитель обращается за бланком к помощнику (советнику) соответствующего должностного лица, представив проект письма с его визой, либо к лицам, ответственным за ведение учета бланков писем.
При подготовке электронных документов за подписью Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области исполнитель использует необходимый электронный шаблон бланка документа в СЭДО Правительства Омской области.
14. Сверка бланков, перечисленных в абзаце третьем пункта 11 Инструкции, проводится ежемесячно в протокольном отделе. Сверка бланков, перечисленных в абзаце втором пункта 11 Инструкции, проводится ежемесячно в органах исполнительной власти, Секретариате Губернатора Омской области с представлением ежемесячного отчета об их использовании в Управление делами.
Испорченные бланки сдаются в протокольный отдел и отдел учета и обработки документов, а затем погашаются и уничтожаются по акту, утверждаемому Управляющим делами Правительства Омской области, путем измельчения с помощью технических средств.
15. При утере бланков Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области проводится служебная проверка. Лица, получившие бланки в установленном порядке, обеспечивают их сохранность.
16. Внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.
Подраздел 2. Оформление реквизитов документов
17. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года № 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".
18. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.
Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.
19. Реквизит "Должность лица - автора документа" указывается в бланках должностных лиц (приложения № 1 - 5 к Инструкции).
20. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области, подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Губернатором Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем Председателя Правительства Омской области, руководителем Аппарата Губернатора Омской области, руководителем органа исполнительной власти Омской области, а при работе с обращениями граждан - иным должностным лицом в соответствии с их компетенцией.
В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят наименование должности лица, подписывающего документ (при использовании бланка должностного лица наименование соответствующей должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:
Руководитель Аппарата
Губернатора Омской области Личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке:
Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей перечню государственных должностей Омской области, предусмотренному статьей 3.1 Кодекса о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области, например:
Первый заместитель Председателя
Правительства Омской области Личная подпись И.О. Фамилия
Министр финансов
Омской области Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне, например:
Министр экономики Министр образования
Омской области Омской области
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
Подписание электронного документа осуществляется аналогично документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного лица - автора документа.
21. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.
22. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Правительства Омской области местом составления (издания) документа указывается город Омск.
23. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.
Реквизит обязателен для бланков, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 Инструкции, и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".
24. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Федеральное агентство
по обустройству
государственной границы
Российской Федерации
При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:
Министерство образования и науки
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
И.О. Фамилия
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Заместителю Министра
промышленности и энергетики
Российской Федерации
И.О. Фамилия
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам.
При адресации документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
"Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела"
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.
Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Главам муниципальных образований
Омской области
(по списку)
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фамилия И.О.
Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28,
Омск, 644048
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.
25. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02.05.2013 или 24.05.2013.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 2 мая 2013 года или 24 мая 2013 года.
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
26. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел Правительства Омской области, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
В соответствии с видом принятого правового акта Губернатора Омской области и Правительства Омской области к порядковому номеру, присваиваемому в течение года, через дефис добавляются следующие буквы:
р - распоряжениям Губернатора Омской области,
п - постановлениям Правительства Омской области,
рп - распоряжениям Правительства Омской области.
27. Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.
Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, занимают до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом.
Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например:
Об участии в межрегиональной конференции
"чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент начальника управления
28. Реквизит "
По датам
Информация
Ключевые слова